La gestione della contabilità e la fatturazione da freelance

Fatturazione per freelance

Sul blog abbiamo già parlato della fatturazione di un freelance, un argomento scottante e che interessa sia chi lavora da tanti anni in questo mondo, sia chi vuole iniziare la sua carriera da libero professionista. Se non sei un lavoratore dipendente devi masticare l’argomento, capire il linguaggio tecnico che riguarda la tua contabilità, utile per gli appuntamenti con il commercialista.

Non solo. Un freelance ha il compito di preparare le fatture per il cliente, quindi non può permettersi di fare errori dopo l’emissione di ogni documento contabile o se li fa deve sapere come correggere allo sbaglio fatto. È importante che impari a essere attento, preciso e organizzato.

Come funziona la fatturazione di un freelance

Per capire come organizzare la contabilità della tua attività devi sapere come funziona il tuo regime fiscale. Se sei in regime forfettario, dato che si tratta di un regime agevolato, non sei tenuto ad avere i registri contabili e per questo la tua contabilità sarà semplificata, per te e per il tuo commercialista. Non hai nemmeno l’obbligo della fatturazione elettronica – entrata in vigore a pieno regime da quest’anno – il che ti agevola ancora di più nell’iter di gestione dei conti.
Se non sei in regime forfettario ma in quello ordinario la contabilità diventa più complessa: dovrai versare l’iva ogni trimestre, tenere i registri contabili ed emettere fattura elettronica.
Infine, c’è ancora un’altra ipotesi. Se non hai ancora aperto partiva Iva e stai lavorando con ritenuta d’acconto, non hai obbligo di emettere fattura ma dovrai fare una ricevuta per una collaborazione con prestazione occasionale.

Come puoi capire, ogni situazione è diversa e solo grazie all’aiuto di un consulente del lavoro o di un commercialista potrai capire nel dettaglio come lavorare e cosa conoscere sul tuo regime fiscale.

Un modello di fattura che vale per tutti

Dopo esserti informato sul regime e su come gestire la tua contabilità, devi preparare un modello di fattura da utilizzare per ogni cliente, in modo da aver già un fac simile su cui cambiare solo i dati e la descrizione del lavoro. A prescindere dal layout grafico che sceglierai e che dipende molto dai tuoi gusti personali, ogni fattura deve contenere delle informazioni obbligatorie, tra cui:

1. I dati del professionista che emette la fattura, in questo caso tu come freelance. Inserisci anche l’indirizzo del tuo ufficio, il numero di partita Iva e il tuo codice fiscale.
2. L’intestatario della fattura, quindi il cliente che deve pagarti.
3. Il numero di fattura e la data di emissione. Ricorda che il numero di fattura deve essere sempre in ordine cronologico e progressivo e non puoi avere due fatture con la stessa numerazione, mentre puoi avere più emissioni nella stessa data.
4. La descrizione del lavoro per cui sei pagato dal cliente. Sii molto sintetico, non è necessario dettagliare se non con elementi che fanno capire l’attività svolta.
5. Se hai una fatturazione da freelance senza cassa, perché non sei iscritto a un albo professionale, in ogni fattura devi specificare l’imponibile, la rivalsa INPS e il totale dell’importo. Se, invece, sei un professionista con cassa previdenziale dovrai inserire l’imponibile, il contributo previdenziale del 4%, il totale imponibile, l’IVA sul totale della prestazione.
6. I dati per il versamento del pagamento.

Utilizza la fattura pro forma per gestire al meglio il fatturato

Uno degli strumenti più utilizzati dal freelance è la fattura pro forma, anche chiamata “avviso di fattura”, un documento identico a quello originale utile per la contabilità ma senza valore fiscale.  Utilizzarlo serve per correggere eventuali errori prima del pagamento, come una data sbagliata, ma anche per richiedere e/o sollecitare un pagamento ed emettere fattura legale solo il giorno in cui effettivamente ricevi il compenso. La fattura pro forma quindi ti aiuta a essere più ordinato e a non tenere delle fatture non pagate per troppo tempo.

Alcuni consigli del commercialista

Non potrai mai sostituirti a un commercialista ma puoi collaborare con lui per consegnargli una fatturazione completa, ordinata e utile per non commettere errori contabili. Per questo motivo, tieniti sempre informato sul tuo regime fiscale e non avere paura di chiedere informazioni o di sollevare dubbi su qualcosa di poco chiaro. E ricorda questi tre consigli che valgono sempre, a prescindere dal tuo regime fiscale e dal tipo di lavoro che svolgi.

1. Emetti la fattura nel giorno in cui ricevi il pagamento tramite bonifico.
2. Mantieni una contabilità aggiornata e cronologicamente corretta per darla poi al tuo commercialista e confrontarti con lui su qualche dato che stona.
3. Fai dei controlli periodici in modo da evitare errori.

E se sbagli la fatturazione?

Può capitare anche questo, siamo umani. Se per qualsiasi motivo sbagli qualcosa con l’emissione di una fattura (per esempio nella numerazione cronologica) non andare in panico: c’è una soluzione per tutto ma dipende dal tipo di errore che hai commesso. Se la fattura è sbagliata per via di un importo sbagliato devi preparare una nota di variazione ovvero una fattura integrativa in cui specifichi il numero e la data della fattura errata e il motivo per cui è stata emessa tale nota. Se il compenso da ricevere è inferiore a quello da percepire, prepara una nota di variazione con l’importo che manca con l’aggiunta dell’iva. Se, invece, hai emesso una fattura con un importo maggiore di quello che dovevi ricevere, prepara una nota di variazione con uno storno.

Nel caso in cui sbagli una fattura con un errore di data, numerazione o un fattore che non riguarda l’importo da ricevere, il problema si risolve con più facilità. Parla col cliente per sostituire la fattura. Se si tratta di una società non è sempre è possibile cancellare la vecchia fattura ed emetterne una nuova. La società potrebbe aver già registrato il documento che gli hai inviato, anche se era sbagliato. Devi per forza emettere una nota di credito, che ti consente di fare lo storno e riparare all’errore, per poi emetterne una nuova che segue la numerazione corrente delle tue fatture e che risulta quella ufficiale, corretta.

Insomma, dato che stiamo parlando di un argomento molto tecnico, è chiaro che per quanto tu sia attento e ordinato è sempre bene farsi seguire da un esperto di settore, che ti guiderà sulla tenuta delle fatture e ti permetterà di arrivare a una dichiarazione dei redditi corretta e senza errori che comportano sanzioni economiche.