Cos’è Google Drive e come funziona?

Professionisti, freelance, copywriter, programmatori, designer e tutti coloro che lavorano con il computer, inevitabilmente possiedono montagne di dati sensibili, spesso stipati nella memoria del PC o del tablet. Molti di questi documenti risultano fondamentali per l’attività che svolgono e smarrirli potrebbe causar loro non pochi grattacapi. Come fare, allora, per guadagnare spazio e salvare i propri documenti in maniera affidabile e sicura? Uno degli archivi informatici più apprezzati dagli utenti di tutto il mondo è senza dubbio Google Drive, ideale per salvare, ma anche per modificare e condividere con altri utenti file e immagini di ogni genere e dimensione. Ecco qualche consiglio utile per usare al meglio questo prezioso servizio informatico.
utilita google drive per lavoro in ufficio

Perché Google Drive è in grado di migliorare l’attività di chi lavora col PC?

Lavorare su una whiteboard, un logo o un progetto di qualsiasi genere, è un’attività che produce una mole enorme di dati, tra cui testi, fotografie, fogli di calcolo, mappe, info-grafiche e chi più ne ha più ne metta. Per fortuna, Google Drive corre in soccorso di professionisti e freelance, salvando e proteggendo tutte le modifiche apportate ai file, anche se effettuate in condivisione. E non si tratta di un semplice backup online, pensato per salvare i dati su disco rigido in vista di un eventuale ripristino di emergenza: Google Drive fornisce un servizio di condivisione dati e archiviazione in cloud, che consente di conservare e modificare i file bypassando la capacità massima del computer e di tutti gli altri dispositivi di memoria esterna ad esso collegati. Google, infatti, mette a disposizione dei suoi utenti 15 GB di spazio di archiviazione completamente gratuiti, suddivisi tra Google Drive, Gmail e Google Foto. Naturalmente, è possibile effettuare la sincronizzazione di tutti gli account e salvare ogni cosa nella relativa cartella di Google Drive, organizzando il materiale per categorie. Inoltre, Google Drive converte automaticamente qualsiasi formato digitale. Ecco di seguito gli unici limiti applicativi del servizio:

  • ciascun documento convertito nel formato Google Doc può avere una dimensione massima di 50 MB e una lunghezza massima di 1,02 milioni di caratteri
  • le whiteboard convertite o create con Google Slides possono avere una dimensione massima di 100 MB e possono essere salvate nei seguenti formati: .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .pptm, .pot, .ppsm, .potm e .potx.
  • tutte le altre tipologie di file devono avere dimensioni massime pari a 5 TB; nel caso di file più grandi è necessario pagare lo spazio ulteriore
come funziona google drive utilizzo

Come funziona Google Drive? La guida definitiva

Utilizzare Google Drive è semplicissimo. Basta iscriversi al servizio e creare un account inserendo i propri dati personali: una volta attivato il profilo, sarà possibile accedere a Gmail, Google Drive, Google Play e tantissimi altri servizi offerti da Google. Tutti questi possono essere sincronizzati tra loro (per farlo basta dare l’assenso nell’apposita finestra) e utilizzati per una migliore organizzazione del lavoro quotidiano; come accennato, ogni utente ha diritto a 15 GB di spazio gratuito, fruibili sia da browser che da dispositivo mobile. E ora passiamo alle indicazioni tecniche più importanti.

Condividere un file su Google Drive

Per farlo, è necessario accedere al servizio tramite uno dei tanti browser Web disponibili (Firefox, Chrome, Microsoft Edge, Safari, Opera, etc.) e digitare le credenziali del proprio account Google. A questo punto, per caricare file e cartelle ricevuti tramite email o già presenti sul proprio computer, è sufficiente cliccare sulla voce “I miei file“, oppure utilizzare la comoda funzione drag & drop. Ciascun documento caricato diventerà automaticamente un link; cliccando sull’apposito link, ogni utente autorizzato potrà visualizzare il documento e lavorarvi sopra direttamente dal suo computer. Tutte le modifiche apportate ai file vengono salvate in automatico. Quando si lavora in condivisione, la presenza dei vari componenti del team viene evidenziata tramite un logo e un colore personalizzati. Dal canto suo, chi dirige il progetto è libero di scegliere le task consentite ad ogni utente ed impostare diversi gradi di autorizzazione, in modo che ciascun membro del team possa portare a termine l’operazione che gli è stata assegnata, senza poter accedere alle altre sezioni del progetto. Tra i vari servizi disponibili figurano Google Docs (il più utilizzato in assoluto, utile per modificare documenti e testi scritti), Fogli Google (appositamente pensato per realizzare preventivi di spesa da inviare ai clienti), Presentazioni Google (serve a realizzare slide show) e Moduli Google (dedicato ai sondaggi e agli insight).

desk google drive guida completa

Utilizzare Google Drive da smartphone

Chi preferisce lavorare tramite l’app da installare sullo smartphone, può beneficiare della pratica barra di ricerca rapida, posizionata nella parte alta del display. Inoltre, l’app propone il pulsante + con cui è possibile caricare nuovi dati sul cloud, scansionare immagini e creare nuovi documenti, slide show e fogli di calcolo. I dati caricati sul cloud sono accessibili tramite un link che è possibile spostare sulla schermata principale dello smartphone, in modo da potervi accedere ancora più rapidamente. Per usare Google Foto, invece, è necessaria una seconda applicazione, che permette di classificare e sfogliare le immagini, oltre che creare nuovi album e raccolte. Google Foto è l’ideale per chi possiede molte foto nella memoria del telefono e desidera liberare spazio per salvarvi nuove immagini.

Conclusioni: quanto è utile Google Drive?

Google Drive è uno strumento pratico, utile e innovativo, probabilmente insostituibile per tutti coloro che fanno parte di un team di lavoro o che hanno la necessità di collaborare quotidianamente con colleghi e clienti situati a distanza. I 15 GB gratuiti messi a disposizione di tutti i nuovi utenti costituiscono uno spazio fondamentale per evitare di saturare la memoria interna dei propri dispositivi elettronici. Naturalmente, i freelance e tutti coloro che avessero bisogno di maggior spazio di archiviazione, possono acquistarne dell’altro e usufruire di una memoria immensa, in cui conservare al sicuro e per sempre tutti i propri file. Per espandere la memoria disponibile è necessario abbonarsi al servizio Google One e scegliere tra uno spazio di archiviazione minimo di 100 GB e uno massimo pari a 30 TB. Oltre a quelli appena indicati, Google One offre altri abbonamenti, da 200 GB, 2 TB, 10 TB e 20 TB. Insomma, Google Drive è probabilmente il supporto immancabile per qualsiasi freelance di successo!