Come scrivere un preventivo per il lavoro da freelance

Uno dei problemi che i freelance lamentano più spesso è la scarsità, o peggio la mancanza, di clienti fissi, nonché l’impossibilità a dettare le proprie condizioni di lavoro. Chiaramente, in una condizione di questo tipo non esiste alcuna necessità di redigere preventivi, considerato che la prima offerta proviene sempre dal cliente. In realtà, scrivere un preventivo costituisce uno step di fondamentale importanza, trattandosi di un documento con valore legale, che riassume le skill del freelance, il tempo impiegato per eseguire quel determinato lavoro, le richieste del cliente e le spese necessarie per portare a termine l’incarico. Allora diamo un’occhiata agli elementi che ciascun preventivo dovrebbe contenere.

Perché un preventivo?

Il preventivo è un documento che serve a mettere le cose in chiaro fin dall’inizio: il lavoro che il freelance esegue su commissione, le richieste cui deve fare fronte, ciò che non può fare e che il cliente non può pretendere, il compenso per il lavoro eseguito, il tempo necessario per portare a termine le richieste, le regole cui entrambi (professionista e cliente) devono attenersi. Fissare apriori gli elementi appena elencati è fondamentale per evitare ogni eventuale incomprensione e tutti i punti interrogativi in grado di minare la tenuta di un rapporto lavorativo poco chiaro. A tutti è capitato un cliente che dice “cominciamo, poi ci mettiamo d’accordo”. La scelta migliore, per evitare incomprensioni e chiarire ogni aspetto del rapporto di lavoro che sta per delinearsi, è mettere per iscritto gli accordi presi con ciascun cliente. Verba volant, scripta manent, recita un celebre adagio latino! Risalire alle varie mail e messaggi scambiati potrebbe essere complicato, se non impossibile: avere un solo documento che sancisce inderogabilmente tutti i termini della collaborazione è molto più comodo. L’altro motivo fondamentale per stilare un preventivo sta nel fatto che il documento in questione serve a convincere il cliente ad acquistare il servizio. Serve, infatti, a fissare e a ribadire le proprie competenze, la propria professionalità, la capacità di garantire un servizio di elevata qualità.

Quali sono gli elementi che vanno inseriti nel preventivo?

Come accennato poc’anzi, un po’ per inesperienza e un po’ perché non ne sente la necessità, la maggior parte dei freelance in erba non redige alcun preventivo. E nonostante molti di questi siano professionisti più che bravi in quello che fanno, è difficile trovarne capaci di scrivere un preventivo. La prima regola è dividere gli argomenti e utilizzare a dovere gli spazi bianchi. Ciò serve per non affaticare la vista e guidare la lettura affinché le varie sezioni del documento risultino chiare e distinguibili. Sulla prima pagina dovrebbe comparire un logo minimale ma facilmente riconoscibile, appartenente al freelance o alla sua società, insieme ad una breve premessa in cui compaiono le competenze del professionista. Qui vale la pena inserire qualche informazione rilevante che faccia capire immediatamente perché il freelance in questione è la persona giusta per quel determinato progetto. Potrebbe sembrare banale, ma all’interno del preventivo vanno sempre inseriti il servizio o i servizi offerti e quelli richiesti dal cliente: per ciascun servizio è possibile inserire una breve descrizione che faccia capire meglio di cosa si tratta. Una sezione specifica va dedicata a tutto ciò che non è previsto nel progetto: anche in questo caso potrebbe sembrare scontato, ma vale la pena ripetere e dettagliare bene ogni cosa, in modo da renderla il più comprensibile possibile e non creare dubbi o fraintendimenti. Vale la pena essere sempre molto precisi, in modo da evitare problemi futuri: al momento della consegna e in assenza di specifiche dettagliate, il cliente potrebbe richiedere ulteriori modifiche o persino l’aggiunta di ulteriori lavori.

La sezione economica: come va redatta e cosa non deve mancare nel preventivo

Veniamo ora alla parte economica: per ciascun servizio proposto (oppure richiesto espressamente dal cliente) è necessario stabilire un prezzo, che corrisponde al valore del freelance. In base alla tipologia di lavoro che ci si appresta ad eseguire, è possibile indicare il costo delle singole voci oppure applicare un prezzo forfettario per tutto il progetto. Qui bisogna specificare se i prezzi forniti sono netti o lordi e quindi soggetti alle eventuali tasse e imposte (ritenuta d’acconto, rivalsa INPS, IVA). Oltre alle tariffe, è necessario indicare le tempistiche e le modalità di pagamento: conviene non omettere mai tali informazioni, se non ci si vuole ritrovare con clienti che pagano in ritardo o in buoni pasto!

Tempistiche e modalità di consegna del preventivo

Se si pretende serietà da parte del cliente bisogna comportarsi nella maniera più professionale e trasparente possibile. La regola è non omettere alcun dettaglio rilevante e mantenere le promesse fatte in sede di preventivo. Pertanto, vale la pena indicare con realismo tutto ciò che riguarda la consegna del lavoro finito. L’ultima sezione del preventivo va dedicata proprio a questi aspetti, che per il cliente sono salienti. È utile indicare una data di consegna, oppure i giorni durante i quali si è disponibili per svolgere un incarico di consulenza, interpretariato, etc. In tal modo, il cliente saprà in anticipo quando contattare il freelance e cosa aspettarsi da lui. Nel caso di lavori quali la stesura di articoli o traduzioni, è bene specificare le modalità di consegna dei documenti: talvolta, i file devono essere giurati, asseverati o stampati, pertanto il cliente potrebbe necessitare di una consegna tramite raccomandata o a mano; in questi casi, è necessario tenere conto delle spese relative agli spostamenti e/o delle spese di spedizione e indicarle nella fattura. Per i lavori da svolgere in un determinato lasso di tempo è importante indicare la validità dell’offerta. Questo aspetto serve al freelance per specificare meglio da quando e fino a quando sarà libero per svolgere quel determinato incarico; ad esempio, se un cliente che ha già ricevuto il preventivo sparisce e si rifà vivo mesi dopo pretendendo le stesse condizioni indicate nel documento, nonostante il freelance abbia già acquisito altri incarichi, la postilla relativa alla validità dell’offerta tornerà utile per far presente al cliente l’impossibilità del professionista a lavorare per lui alle stesse condizioni pattuite in passato. Pertanto, vale la pena indicare una scadenza entro cui il cliente dovrà confermare o meno l’accordo.

Le condizioni

Nonostante abbiamo già indicato la maggior parte degli aspetti salienti di un preventivo, manca ancora una sezione molto importante: quella relativa alle condizioni dell’incarico. Queste andranno inserite in fondo al preventivo poiché ribadiscono le clausole specificate poc’anzi o chiariscono determinati aspetti non trattati esplicitamente nel testo. Le condizioni di incarico che non devono mancare sono le seguenti:

  • Conferma dell’accordo
  • Cosa occorre per cominciare
  • Formato dei file e/o modalità di esecuzione del progetto
  • Modalità di consegna
  • Condizioni per eventuali extra individuati in corso d’opera
  • Contatti
  • Indicazioni relative al regime fiscale
  • Impegno del cliente a rispettare gli accordi stipulati
  • Clausola di annullamento
  • Clausola privacy
  • Clausola per reclami

Quanto detto costituisce la base da cui partire per realizzare un preventivo. Tuttavia, il consiglio è di aggiornarlo costantemente in base alle specifiche richieste del cliente e alle esperienze che ci si trova ad affrontare nel corso del tempo. Infine, due consigli che potrebbero rivelarsi molto importanti. Vale sempre la pena proteggersi legalmente dai clienti, per evitare che utilizzino i contenuti del preventivo per rimodulare la richiesta ad altri professionisti. Infine, può essere molto utile formulare il briefing del progetto insieme al cliente prima ancora di iniziare il lavoro, in modo da definire meglio ciò che verrà fatto ed evitare fraintendimenti in grado di minare il rapporto lavorativo.