Cosa devi sapere sulla fattura elettronica obbligatoria

Da qualche anno è entrata a far parte della contabilità di aziende e imprenditori la fatturazione elettronica, che per diversi operatori è diventata obbligatoria. Prima in via sperimentale e poi come obbligo di legge, qui ti spieghiamo di che cosa si tratta e come si differenzia dalla comune fattura in carta.

Introdotta per la prima volta dalla Legge di Bilancio 2018, inizialmente l’obbligo di fatturazione elettronica era limitato alle relazioni commerciali tra le pubbliche amministrazioni e i suoi fornitori, in ottica di semplificazione amministrativa, ma poi quest’obbligo è stato esteso anche agli scambi commerciali tra soggetti privati (B2B). Con la legge di Bilancio 2019, infatti, è stato ufficializzato l’obbligo di fatturazione elettronica tra soggetti privati (aziende e imprese private ma anche professionisti (oltre all’obbligo già presente per le PA) e sono stati chiariti alcuni parametri con delle categorie professionali esentate dall’emissione.

La fattura elettronica in sintesi

Come si capisce anche dal termine che la definisce, la fatturazione elettronica può essere preparata digitalmente attraverso un dispositivo come PC o tablet ma anche con un telefono e deve essere trasmessa in via elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), una sorta di postino virtuale che spedisce e verifica i dati della fattura inviata. Se viene emessa una fattura con una modalità differente da questo sistema elettronico SdI, il documento non è valido e la fattura è come se non fosse stata emessa.

La fattura elettronica viene preparata in base a specifici standard tecnici stabiliti da SOGEI (Società Generale d’Informatica S.p.A.) ed è un documento che una volta emesso non può essere cambiato.
All’interno della fattura elettronica vanno inseriti in maniera corretta i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) e il codice destinatario, ossia l’indirizzo telematico, quindi l’indirizzo PEC, al quale si invia la fattura digitale.

Il Sistema di Interscambio si occupa di controllare che la partita Iva del prestatore (il fornitore del servizio/prodotto) sia corretta ma anche che il Codice Fiscale del committente (Il cliente) esista nella realtà. Se il controllo supera questa fase, il Sistema di Interscambio consegna la fattura elettronica e fornisce una ricevuta di recapito con data e ora di consegna del documento inviato.

Da aprile 2019, l’Agenzia delle Entrata ha messo a disposizione dei formati standard riconosciuti dall’Unione Europea per dare omogeneità e chiarezza in fase di emissione elettronica.

Chi ha l’obbligo di emettere la fattura elettronica

Come avrai capito la fattura elettronica è obbligatoria per enti pubblici e soggetti privati, quindi imprese e partite Iva. In particolare, dal 1° gennaio 2019, è obbligatoria per:

  • Operazioni svolte con la Pubblica Amministrazione.
  • Prestazioni di servizi tra e con soggetti privati residenti e identificati nel territorio dello Stato Italiano.

Chi non deve fare la fattura elettronica

Esistono però delle eccezioni e l’agenzia delle entrate spiega bene chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica, nello specifico imprese e lavoratori autonomi che hanno un regime fiscale di vantaggio (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nella categoria di partita Iva con regime forfettario (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).

Chi rientra in queste categorie può decidere comunque di preparare le fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.

L’Agenzia delle Entrate specifica anche che a queste categorie di operatori si possono aggiungere i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), già esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Perché è considerata più snella ed efficiente

La fatturazione elettronica obbligatoria è stata pensata non solo per snellire gli iter burocratici di imprese e professionisti ma in ottica di risparmi di costi e tempi. In sintesi, sono tanti i vantaggi che ha portato da quando è diventata obbligatoria:

  • ottimizzazione dei tempi di contabilizzazione fiscale
  • semplificazione fiscale, amministrativa e burocratica
  • eliminazione dei costi di distribuzione delle fatture
  • più fruibilità grazie alla rete e al mondo digitale, che consente la preparazione delle fatture in qualunque luogo
  • riduzione dei materiali di consumo per l’emissione della fattura cartacea
  • eliminazione di archivi cartacei per la conservazione
  • nessun pericolo di ritardi o arrivi al destinatario del documento
  • riduzione di dispute e contenziosi causati da errori di fatturazione
  • sicurezza durante l’archiviazione digitale, grazie a un software di fatturazione elettronica a norma di legge della durata di 10 anni dal momento dell’emissione

Nel concreto quindi la fattura elettronica porta più efficienza e praticità, una praticità che serve per lavorare meglio. In più c’è un altro aspetto importante da considerare. Con la fattura elettronica obbligatoria è più facile contrastare l’evasione fiscale Iva, un reato che in Italia ha una percentuale molto elevata e che da anni si tenta di contrastare.

Infine, in un mondo in cui la semplificazione data dal digitale rende i paesi più smart e pronti al cambiamento, è un bene che anche l’Italia si sia spinta alla digitalizzazione con un sistema così snello ed efficiente, per diventare uno stato più competitivo che riduce il divario esistente con le altre potenze mondiali. Insomma, per quanto complicata da capire all’inizio, la fatturazione elettronica obbligatoria segna un processo di digitalizzazione molto positivo per PA e aziende e rende il processo di contabilità più controllato e con meno rischi di errori dati dal carta